La rédaction d’un cahier des charges est une étape incontournable dans la préparation d’un projet de site internet. Bien que cette tâche puisse sembler fastidieuse, il faut savoir que le cahier de charge est un précieux atout pour garantir le succès du projet.
Loin d’être une simple formalité, l’élaboration de ce document requiert rigueur et méthodologie. À cet effet, voici quelques conseils et astuces pour créer un cahier des charges lisible et utile pour toutes les parties prenantes de votre projet de création de sites internet.
Le cahier des charges : qu’est-ce que c’est ?
Le cahier des charges d’un site internet est un document essentiel qui sert de référence tout au long du projet. Son rôle est de définir clairement les objectifs techniques et stratégiques à atteindre, ainsi que les exigences de conception à respecter.
Véritable feuille de route, il permet d’assurer une cohérence entre les attentes du commanditaire et le travail réalisé par les prestataires. Cela garantit ainsi le succès du projet web.
La réalisation d’un cahier de charge est-elle obligatoire ?
Bien que la rédaction d’un cahier des charges pour un site internet ne soit pas toujours une obligation légale, elle est fortement recommandée, voire indispensable. En effet, le cahier des charges permet d’aligner clairement vos attentes avec les ressources et les compétences du prestataire.
Ce document permet aussi d’éviter les malentendus entre les différentes parties prenantes du projet. Ne pas réaliser de cahier des charges, ou en faire un de mauvaise qualité, c’est donc s’exposer à plusieurs risques majeurs. Il s’agit notamment :
- du dépassement du budget initial ;
- de l’obtention d’un résultat final qui ne correspond pas à vos besoins réels ;
- des conflits potentiels avec votre agence web ou votre équipe interne.
Un cahier de charges n’est donc pas un document anodin. Il vous aide à clarifier et à formaliser vos besoins et attentes. Vous constaterez probablement une nette évolution de votre vision du projet entre le début et la fin de l’élaboration de ce document essentiel.
Ainsi, même si le cahier de charges n’est pas toujours obligatoire sur le plan juridique, il reste un document essentiel pour la création d’un site internet. Il constitue un véritable gage de sécurité et de réussite.
Quelles sont les étapes essentielles à la réalisation d’un cahier de charge ?
La création d’un cahier des charges pour un site web est un processus qui demande de la réflexion, de l’organisation et de la rigueur. Pour vous guider dans cette démarche, voici les étapes clés à suivre afin de rédiger un document complet et efficace.
Présenter l’entreprise et le contexte du projet
La présentation de votre entreprise (commanditaire) est une étape clé dans la rédaction du cahier des charges. Elle permet de contextualiser le projet grâce à des informations essentielles sur votre organisation (date de création, activité, taille, chiffre d’affaires, concurrents).
Il est également important d’expliquer en quoi le futur site web s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise et comment il contribuera à l’atteinte de vos objectifs.
Décrire l’existant et les ressources disponibles
Avant de se lancer dans la création ou la refonte d’un site internet, il est essentiel de faire un état des lieux de l’existant. Si l’entreprise possède déjà un site, il faut en analyser les forces et les faiblesses. Dans le cas contraire, il convient de recenser les outils actuels qui permettent d’assurer sa présence en ligne (réseaux sociaux, forums…).
Il faut également s’assurer de la disponibilité du nom de domaine souhaité et choisir une solution d’hébergement adaptée. Par ailleurs, le cahier des charges doit inventorier toutes les ressources internes potentiellement utiles au projet : éléments graphiques (logos, visuels…), contenus rédactionnels, etc.
Enfin, il est important d’identifier en amont les collaborateurs qui disposent des compétences nécessaires pour coordonner le projet et assurer sa réussite.
Détailler les objectifs du futur site web
À ce niveau, il faudra définir clairement ce à quoi votre site internet vous servira. En effet, la finalité globale d’un site internet peut varier en fonction de vos attentes. Ainsi, vous pouvez par exemple opter pour :
- un site e-commerce pour vendre des produits, matériels ou immatériels.
- un site vitrine pour présenter l’activité de l’entreprise.
- un média en ligne (blog) pour partager des contenus d’actualité autour d’une thématique ou d’un domaine particulier.
- un site support dédié à l’organisation d’un événement promotionnel.
Suite à cela, le cahier des charges détaille plus précisément les objectifs quantitatifs du projet web. Cela permet de l’inscrire dans une dimension marketing et de justifier le budget alloué à sa création. À cet effet, il est conseillé à l’entreprise de répondre en équipe aux questions suivantes :
- Quel est le volume de trafic visé sur le site internet ?
- Quel est l’objectif de ventes, s’il s’agit d’un site e-commerce ?
- Si le site comprend des formulaires, quel est le volume mensuel de leads espéré ?
En définissant clairement ces objectifs, l’entreprise se donne les moyens de mesurer la réussite du projet et d’optimiser son retour sur investissement.
Définir vos attentes en termes d’ergonomie et de graphisme
Cette section du cahier des charges est dédiée à vos attentes en matière de design et d’expérience utilisateur pour votre futur site web. Elle peut inclure des éléments spécifiques tels que des effets visuels souhaités (parallaxe, animations…).
Ici, il est important de mentionner les éléments graphiques existants que vous souhaitez conserver ou faire évoluer. Il s’agit par exemple :
- du code couleur général et de la palette de teintes
- du logo et de ses différentes déclinaisons
- des visuels à réutiliser
- de la police de caractère et de la taille des titres.
Si des maquettes graphiques ont été réalisées en amont, elles peuvent être intégrées à la suite de cette partie. Cependant, cette étape n’est pas obligatoire si vous préférez laisser une plus grande liberté créative au prestataire chargé de la conception du site.
Détailler les attentes fonctionnelles et techniques
Cette section du cahier des charges permet de définir précisément les besoins fonctionnels et les contraintes techniques du projet web. Si ces éléments sont trop longs à décrire, ils peuvent être placés en annexe.
Tout d’abord, il est essentiel de présenter l’arborescence du site sous forme de schéma, à la manière d’un arbre généalogique. Ce schéma doit inclure les grandes sections, les rubriques et les pages du site. Cela permet de comprendre son organisation fonctionnelle d’un simple coup d’œil.
La description fonctionnelle et technique vient ensuite approfondir l’analyse du futur outil. Pour un site e-commerce, il faudra préciser les modes de livraison envisagés, les fonctionnalités liées au parcours d’achat, etc. Si le site comprend un espace personnel pour les utilisateurs, il est important de détailler toutes les étapes de la connexion et les enjeux liés à la sécurité.
Enfin, le cahier des charges doit mentionner tous les éléments techniques spécifiques au projet. À ce niveau, on retrouve notamment les modules d’inscription aux éventuelles newsletters, le blog et les exigences en matière de compatibilité navigateur et de référencement naturel.
En étant exhaustif sur ces aspects fonctionnels et techniques, le prestataire pourra bien comprendre vos attentes et proposer une solution adaptée à vos besoins.
Établir un planning de projet
L’intégration d’une ébauche de planning dans le cahier des charges est essentielle pour organiser efficacement le travail des équipes chargées de la création du site. Cela permet aux prestataires potentiels, dans le cadre d’un appel d’offres, de connaître la date limite de soumission de leur candidature et la date à laquelle le choix final sera effectué.
Le planning doit également mentionner les principales échéances à respecter tout au long du projet, afin d’éviter les retards. Dans cette partie, il est important de préciser les délais impartis pour :
- la validation des maquettes graphiques,
- la mise en production du site,
- la phase de tests,
- la livraison finale du projet.
En communiquant ces informations, vous donnez aux prestataires une vision claire du déroulement du projet et des délais à respecter. Vous facilitez ainsi votre collaboration, ce qui garantit la réussite de la création du site web.
Annexe : Template de cahier de charge pour un site vitrine de PME
Voici un exemple de cahier des charges complet pour un site vitrine de PME, en prenant en compte toutes les catégories mentionnées dans l’article joint :
1. Présentation de l’entreprise et contexte du projet
La société XYZ est une PME spécialisée dans la fabrication et la vente de produits artisanaux. Créée en 2010, elle compte aujourd’hui 20 salariés et réalise un chiffre d’affaires annuel de 2 millions d’euros.
L’objectif du nouveau site vitrine est de renforcer la visibilité de l’entreprise sur internet et de présenter ses produits et savoir-faire de façon attractive.
2. Description de l’existant et des ressources disponibles
La société XYZ dispose actuellement d’un site web vieillissant datant de 2012, peu ergonomique et non optimisé pour le mobile. Le nom de domaine existant sera conservé.
Les ressources graphiques disponibles incluent le logo en haute définition, une charte graphique et des photos des produits et de l’atelier. Des contenus rédactionnels décrivant l’activité seront fournis par le service communication.
3. Objectifs du site web
Le site aura pour but de :
- Présenter l’activité et les valeurs de l’entreprise ;
- Mettre en avant les produits phares et les nouveautés ;
- Fournir des informations sur les points de vente et les modalités d’achat ;
- Permettre aux visiteurs de contacter l’entreprise via un formulaire.
Les objectifs quantitatifs sont d’atteindre 5000 visiteurs uniques par mois et de générer 100 demandes de contact qualifiées.
4. Attentes en termes de design et d’ergonomie
Le site devra respecter la charte graphique existante de l’entreprise, avec :
- Les couleurs principales : bleu (#1E90FF) et blanc ;
- Le logo actuel à intégrer en version horizontale ;
- Une police de caractère moderne et lisible type Open Sans.
Des photos et vidéos HD des produits et de l’atelier seront fournies. Le design se veut épuré et élégant, mettant l’accent sur la qualité des réalisations.
5. Spécifications fonctionnelles et techniques
Le site comprendra les pages suivantes :
- Accueil avec une sélection de produits en vedette ;
- Présentation de l’entreprise et de son savoir-faire ;
- Catalogue produits avec recherche par catégorie ;
- Page contact avec formulaire et coordonnées ;
- Mentions légales.
Il devra être responsive, optimisé pour le référencement naturel et compatible avec les navigateurs récents (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Le CMS utilisé sera WordPress.
6. Planning et livrables
Les livrables attendus sont :
- Maquettes graphiques à valider sous 3 semaines ;
- Site en pré-production à livrer sous 8 semaines ;
- Site final après une phase de test de 2 semaines.
Le prestataire fournira également une formation de prise en main du back-office pour 2 collaborateurs, ainsi qu’un guide d’utilisation. La maintenance et l’hébergement seront assurés pendant 1 an renouvelable.
Ce cahier des charges couvre les aspects essentiels pour lancer le projet de refonte du site vitrine de la PME XYZ. Il servira de base à la consultation des prestataires et au suivi de l’avancement du projet.
